覚えておくとExcel表作成が楽になる!『相対参照』と『絶対参照』の違いと操作方法

こんにちは、みらじぃです。

ExcelとWordが超初心者の私が、パソコンで習ったことをアウトプットも兼ねて、ポツポツと書いております。

今回は、Excelの計算機能でよく使う相対参照絶対参照とはどんな機能なのか、どんなときに活用するのかを書いていこうと思います。

相対参照とは?

セル番地ごとに計算式も移動されていく機能

先に入力されている数式のセルをコピーすると、計算式がセル番地ごと自動的に移動されること相対参照といいます。

※セル番地とはA1B1など、セルの位置を示す番号のことをいいます。

相対参照の操作方法

まず最初に、下の表の『梅干しおにぎり』の売上額を求めます。

  1. 『梅干しおにぎり』の売上額のセル(E5)を選択し、Shiftキーを押したまま、ひらがなの[ほ]を押して=(イコール)を表示
  2. セル番地C5(販売金額のセル)を選択→*(アスタリスク)を入力(四則演算のかけ算の時に使用する記号)→セル番地D5(販売個数のセル)を選択
  3. Enterキーで『梅干しおにぎり』の売上額が算出

ここから先が相対参照の操作方法になります↓↓

1.『梅干しおにぎり』の売上額を求めた後、再び『梅干しおにぎり』の売上額のセル(E5)を選択。

2. セルを選択しているとき、数式バーには【=SUM(C5:D5)】と表示されている。

3. 数式が入力された『梅干しおにぎり』の売上額のセルを、フィルハンドルを使って『ミックスサンド』のところまでドラッグ。

 

ドラッグし終わったあと、それぞれの商品の売上額のセルにカーソルを合わせていくと

数式バーにはそれぞれのセル番地での計算式が入り、商品ごとの売上額が求められるようになっています。

 

※実際はドラッグするとセルの中にセル番地ごとの計算式が表示されるのですが、その状態の画像の貼付がうまくできず自分で書いてしまいました(^-^;

絶対参照とは?

指定したセル番地を固定できる機能

フィルハンドルを使って数式をドラッグすることで、セル番地ごとに自動的に計算式が移動していく相対参照に対して、指定したセル番地が移動しないように固定すること絶対参照いいます。

例えば、『梅干しおにぎり』の売上は全体の何%くらいの割合を占めているかといった、構成比達成率を出すときによく使う機能になります。

絶対参照の操作方法

まず最初に、『梅干しおにぎり』の構成比を求めます。

  1. カーソルをセル番地F5(梅干しおにぎりの構成比のセル)に合わせる
  2. Shiftキーを押したまま、ひらがなの[ほ]を押して=(イコール)を表示
  3. セル番地E5(梅干しおにぎりの売上額のセル)を選択→半角の/(スラッシュ←四則演算のわり算をする時に使用する記号)を入力→セル番地E11(合計額のセル)を選択
  4. 【E5/E11】までの計算式を入れたら、ENTERキーを押す前E11にカーソルを合わせ、F4キーを押す
  5. 構成比のセル内の計算式が【E5/$E$11】という表示になったらENTERキーを押す
  6. 構成比が算出される↓↓

F4キーが絶対参照を設定する機能になります。

F4キーを押して$が表示されると、絶対参照が設定されたことになります。

今回は、合計額に対してそれぞれの商品の構成比を求める為、合計額のセル番地のみに絶対参照を設定しています。

先に構成比を求めた『梅干しおにぎり』のセルからミックスサンドまでドラッグすると・・・

売上額のセル番地は移動していますが、合計額のセル番地(E11)はそのまま固定された状態になります。

※こちらも、実際はドラッグするとセルの中にセル番地ごとの計算式が表示されるのですが、その状態の画像の貼付がうまくできず自分で書いてしまいました(^-^;

相対参照と絶対参照を覚えると、表計算がとてもラクになりますよ!

 

『字下げ』と『1行目のインデント』の違い

 

こんにちは、みらじぃです。

ExcelとWordが超初心者の私が、パソコンで習ったことをアウトプットも兼ねて、ポツポツと書いております。

 

パソコン機能の中に、『字下げ』『1行目のインデント』と呼ばれるものがあります。

どちらもWordで文書を作成中、改行した時に最初の1文字めを他の行より少し下げる機能になります。

が、どちらも操作後の見た目がほぼ一緒で「あ、これは字下げ(or 1行目のインデント)で作ったやつね!」という風には、パッと見に違いがわからないんですよね・・

ということで今回、『字下げ』『1行目のインデント』のそれぞれの操作方法、違いがなんなのか調べてみました!

 

そもそも”インデント”とは?

インデントとは、段落と呼ばれる、長い文章の区切りごとに次の段落の1文字目の開始位置を指定して、最初の1行の長さを調節する機能です。

インデントには1行目のインデントの他に、ぶら下げインデント、右インデントがあります。

字下げも、呼び方は異なりますがインデント機能のひとつのようです。

字下げの操作方法

1. 字下げを設定したい段落の1行目の1文字目の前にカーソルを合わせる

2.【ホーム】タブの中にある[段落]グループの、ダイアログボックス起動ツールと呼ばれる、斜め右下向きの矢印のアイコンを押す↓↓

 

3.ダイアログボックスが開きました↓↓

 

4.【ダイアログボックス】が開いたら、[インデントと行間隔]タブの中のインデント(赤い四角で囲んだ所)【最初の行】の▼ボタンを押す↓

 

5.【字下げ】を選択し、隣の【幅】というところで、開始位置を何字分下げるかを指定する

※字下げは【幅】で0.5字ごとに指定できます。

 

1行目のインデントの操作方法

 

1. Word文書作成画面の、文書を入力する白紙の上の部分の【ルーラー】と呼ばれる、数字が書いてある定規のようなツールで操作する(赤い四角で囲んである部分)

 

 

2.ルーラーに野球のベースのような形をしているものが上下に2つあり、そのうちの下向きになっている方にカーソルを合わせると、[1行目のインデント]と字が表示される。カーソルが白い矢印の形になったら、右側にドラッグする

 

3.ドラッグすると、段落の1行目が動いて行の長さを調整できる。

※1行目のインデントでは、約0.67字分ずつ動いていました。

 

ふたつの違いは『動かす字数の長さが違う』こと

 

  • 字下げ→0.5字ずつ動かせる
  • 一行目のインデント→約0.67字ずつ動かせる

1行目のインデントの字数は、ルーラーの野球ベース型のアイコンを1回ずつ右に動かすたびに、段落グループのダイアログボックスを開き、インデントタブの【幅】に表示されている字数で確認しました。

2つの機能の違いを調べてわかったこと:

  • 操作手順が異なる
  • 確実に文字数分ずつ動かすなら字下げの方で操作した方が良い

文書を作成する上では、どちらで作ったからちょっと見た目がおかしくなることはなさそうです。

パソコン初心者必見!覚えておくと便利なショートカット機能

こんにちは。

現在、ExcelとWordの資格取得のため、パソコン教室に通い中のみらじぃです。

今回は、効率よくパソコンを使うワザのひとつとして使われている、ショートカット機能という操作方法についていくつか紹介していきたいと思います。

ショートカット機能とは?

わざわざマウスでカーソルを動かして選択、という操作をしなくても、キーをポチッと押すだけで簡単に保存文字変換ができる操作方法です。

 

ご紹介する種類は少ないですが、よく使う機能ですのでぜひ見ていってください。

パソコンが更に楽しくなる!便利な『ショートカット機能』

Ctrl(コントロール)キー+S→上書き保存

操作方法

  • Ctrlキーを押したままキーを押す。

操作後、画面上はなにも変化はありませんが、上書き保存は完了しています。

『Save(セーブ)』のSなので、Saveの頭文字と覚えると記憶に残りやすいと思います。

ゲームのデータが消えてしまわないように、途中でセーブするのと同じ感覚ですね。

Ctrl(コントロール)キー+N→新規作成

この機能は、ひとつの文書を作成してる途中で、別の書類を同時進行で作成したい時に便利な機能です。

操作方法

  1. 作成中の文書の画面を開いた状態で、Ctrlキーを押したままキーを押す
  2. 新たに白紙のWordの画面が立ち上がる

Nは新しく文書を作成する、の『New(ニュー)』からきているようです

上書き保存の場合と同じく、Newの頭文字のと覚えると良いですね。

F7キー→全角カタカナに変換

※ここからはCtrlキーを使わない操作になります※

キーボードの、一番上に並んでいる少しサイズが小さめのキーを使用します。

操作方法

  1. はじめに、入力モードは≪ひらがな≫の状態で、カタカナで入力したい単語をひらがなで入力
  2. Enterキーを押す前にF7キーを押す
  3. 入力されたひらがなが一発で全角カタカナに変換される
  4. Enterキーを押して確定する

F8キー→半角カタカナに変換

F7キーでは【全角(アイウエオ)】でしたが、F8キー【半角(アイウエオ)】に変換されます。

入力の仕方はF7キーのときと同じ方法になります

操作方法

  1. はじめに、半角カタカナで入力したい単語をひらがなで入力
  2. Enterキーを押す前にF8キーを押す
  3. 入力されたひらがなが一発で半角カタカナに変換される
  4. Enterキーを押して確定する

 

文字をひらがなで入力してから変換キーで変換する方法でもできますが、文字数が多い場合、途中までしか変換されない時があります。

すると、何度か変換キーを押したり、文字の範囲選択をしてから変換キーを押したりと手間がかかりますよね。

そんな時、F7F8キーで操作すると、入力した単語を一発でカタカナに変換できるので効率良く入力作業ができます。

☟重要☟

F7・F8キーを操作する時のポイントは、Enterキー確定する前にそれぞれのキーを押すことです。

F9キー→全角英数字に変換

ショートカット機能の中で、この機能に一番感動しました!

操作方法

例:POSTPET-1234と入力する場合

  1. 入力モードはひらがなの状態で、キーボードに書いてあるアルファベットや数字などを、見たまま≪P≫≪O≫≪S≫≪T≫≪P≫≪E≫≪T≫≪-≫≪1≫≪2≫≪3≫≪4≫と入力。見たまま入力すると≪ぽstぺt-1234≫と打ち込まれます。が、気にしないでください。
  2.  Enterキーを押す前にF9キーを押す
  3. 1回押すと≪ぽstぺt-1234≫から小文字のローマ字で≪postpet-1234≫に変換

2回押すと大文字のローマ字で≪POSTPET-1234≫に変換

3回押すと≪Postpet-1234≫と、頭文字だけ大文字に変換

4回押すと最初の小文字のみに戻る。

F10キー→半角英数字に変換

F10キーの操作方法は、途中までF9キーの時と同じ流れになります。

  1. 入力モードはひらがなの状態で、キーボードに書いてあるアルファベットや数字などを、見たまま≪P≫≪O≫≪S≫≪T≫≪P≫≪E≫≪T≫≪-≫≪1≫≪2≫≪3≫≪4≫と入力。
  2. Enterキーを押す前にF10キーを押す
  3. 1回押すと≪ぽstぺt-1234≫から小文字のローマ字で≪postpet-1234≫に変換

2回押すと大文字のローマ字で≪POSTPET-1234≫に変換

3回押すと≪Postpet-1234≫と、頭文字だけ大文字に変換

4回押すと最初の小文字のみに戻る。

 

キーを押す回数を変えるだけで、アルファベットを大文字・小文字に一発で変換できるなんて、F9・F10キーの機能ってすごいですよね!

F12キー→名前を付けて保存

今までは、文書ができ上がると、パソコン左上にある『ファイル』タブから『名前を付けて保存』をクリック、という手順でやっていました。

ところが、F12キーを使えば、もっと効率良く作業ができるんです。

操作方法

1.  完成した文書の画面のままF12キーを押す

2.  画面に『名前を付けて保存』とタイトルが書いてあるダイアログボックスが出てくる(黄色っぽい枠の小さな四角の部分)

画像が見えづらくてスミマセン(-_-;)

3.  このダイアログボックスが出たら、保存先の場所(緑の枠のところ)の指定や、ファイル名(赤い矢印のところ)書き換えをして、保存ボタン(黒い〇で囲んでる部分)を押せば『名前を付けて保存』の作業が終了

さいごに

今までマウスを使った操作しかしてきませんでしたが、ショートカット機能覚えることで、マウスに取られていたデスクのスペースも、もっと有効に使えるんじゃないかと思いました。

さらに作業効率も上がるので一石二鳥ですね!